各院（系、部）、所（室、中心），各部门，
浦口、小行校区管委会：
为进一步优化办公资源、提高行政效能，保证会议室的有效使用和规范管理，经院领导研究同意，现将教科研楼五楼会议室使用管理的有关事项通知如下：
一、会议室基本情况
（一）501会议室（可容纳18人）
主要用途：目前用于办公用途。
（二）503会议室（可容纳38人）
主要用途：院及各单位组织召开的中型会议。
（三）505会议室（可容纳18人）
主要用途：院及各单位组织召开的中、小型会议。
（四）507会议室（可容纳20人）
主要用途：院及各单位组织召开的中、小型会议。
（五）508会议室（可容纳20人）
主要用途：院及各单位组织召开的中、小型会议。
（六）509会议室（可容纳6人）
主要用途：上级领导、外单位来宾出席我院大型会议时茶歇和接待。
（七）511会议室（可容纳120人）
主要用途：院组织召开的干部会议、党代会、教代会、学术报告会等大、中型会议。
二、会议室使用和管理
（一）教科研楼五楼会议室使用实行申请审批制度，院长办公室负责接受和审批申请，后勤管理处负责委派物业管理中心做好会议室安排和茶水、保洁等服务工作。
（二）会议室安排以院网主页公布的每周会表为准。已列入每周主要活动日程的会议，承办单位无需填写申请。
（三）各单位因公务需要使用会议室，需由经办人员填写《院会议室使用申请单》（以下简称《申请单》，见附件，可下载或复印），经本单位领导签字或加盖单位公章后提前报送院长办公室(大型会议提前三天，一般会议提前一天)。会议名称、参会人数、申请时间等内容填写不完整或未经本单位批准的《申请单》不予受理。
（四）《申请单》经院长办公室主任审核后由各单位经办人员送交后勤管理处物业管理中心方可安排。
三、其他事项
（一）列入院每周主要活动日程安排的会议优先使用。如各单位预定的会议室与院临时性重要会议所用发生冲突，全院性会议优先使用。
（二）茶水安排由各单位与物业管理中心联系，席卡由各单位与院长办公室联系借用，水果、水杯、茶叶、会标、欢迎标牌等由各单位自行提供。
（三）各单位申请使用会议室时必须严格按照各会议室功能安排，原则上不得超越使用范围使用其他会议室。
（四）会议室不得用于学生开展文娱活动。
院长办公室
二○一一年五月二十三日
会议室使用申请单
| 申请单位 | | |||
| 联系人 | | 联系电话 | | |
| 填表日期 | 年 月 日 | 参会人数 | 人 | |
| 会议时间 | 年 月 日（上/下午 时 分） | |||
| 会议名称 | | |||
| 申请会议室 （在□中打钩） | 501会议室（18人） □ | 503会议室（38人） □ | ||
| 505会议室（18人） □ | 507会议室（20人） □ | |||
| 508会议室（20人） □ | 511会议室（120人） □ | |||
| 单位意见 | 负责人签字： （单位公章） 年 月 日 | |||
| 办公室审核 | 主任签字： 年 月 日 | |||
| 物管中心留存 | | |||
