各学院（学部、书院）、部门：
依据国家《档案法》、国家档案局《归档文件整理规则》和教育部、江苏省关于高校档案管理的规定，为确保学校2025年度各类档案材料及时、完整地立卷归档，现将有关事项通知如下：
一、档案立卷归档范围
2025年1月至12月期间，学校在党政管理、人才培养、教学科研、社会服务、外事工作、条件保障等活动中形成的、具有保存利用价值的各种载体材料，均应立卷归档。立卷归档范围详见附件《江苏第二师范学院文件材料归档范围》（档案馆已根据上级文件修订，各单位可根据实际需要调整）。
二、档案整理立卷要求
（一）实行部门立卷归档制度按照档案“谁产生、谁归档、谁负责”的原则，各部门档案信息员负责本部门档案材料的收集、整理和立卷工作，做到应收尽收，确保归档材料真实、准确、完整，严禁擅自保留或销毁档案。
（二）归档材料要求
归档材料必须完整。整理过程中需逐件逐页检查，不缺项、不漏项，不将属于同一内容的档案材料人为分开或遗漏。
已形成的归档材料涉及多个部门的，由主管部门负责归档，相关部门协助提供有关材料。
归档材料必须是原件，原则上复印件不得归档。归档材料中没有行文的，请注明文件形成的日期，并加盖单位公章。
档案备考表上需有部门负责人签字。
三、归档流程
（一）整理组卷→编制目录→填写《档案移交清单》、《备考表》→部门负责人审核签字→移交档案馆验收。具体操作参照《江苏第二师范学院关于印发档案管理办法的通知》（江苏二师〔2025〕43号）中档案管理要求。
（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。纸质档案文件目录需按规范标准输入档案管理系统，有电子文稿的需同步上传到系统中。单份纸质档案如有PDF格式文件(文件分辨率要求在200dpi以上，图片分辨率要求在400dpi以上)，可直接同步上传至档案管理系统中。认真核对，确保纸质文件与上传的扫描件完全一致。
档案移交清单一式两份，经交接双方签字盖章后，立卷部门、档案馆各留存一份。
四、移交方式与时间
时间：各部门截止至2026年5月30日；各学院（学部、书院）教学类档案截止至2026年12月30日。
方式：线上提交电子目录（学校官网—办事大厅—档案服务—综合档案查询系统）；线下移交纸质档案至档案馆。
联系人：王老师，联系电话：56226521
地址：石湫校区敬业楼203室
请各部门高度重视，统筹安排，按时移交各项材料。
综合档案馆（校史馆）
2026年4月13日
